Phần lớn thời gian AI tiết kiệm được trong công việc không đến từ những màn tự động hóa lớn, mà đến từ các việc nhỏ, lặp lại, mỗi việc mất mười đến hai mươi phút. Dưới đây là năm việc dễ bắt đầu nhất.
1. Soạn và trả lời email
Đưa cho trợ lý email bạn nhận được cùng vài ghi chú về điều muốn nói, rồi yêu cầu viết câu trả lời theo giọng văn phù hợp. Bạn vẫn đọc và chỉnh lại trước khi gửi, nhưng bắt đầu từ một bản nháp hoàn chỉnh thay vì trang giấy trắng.
2. Tóm tắt tài liệu dài
Hợp đồng, báo cáo và chuỗi trao đổi dài cần nhiều thời gian để đọc hết. Hãy yêu cầu các ý chính, những quyết định đã có và các câu hỏi còn bỏ ngỏ. Dùng bản tóm tắt để quyết định phần nào cần đọc kỹ.
3. Chuyển ghi chú họp thành đầu việc
Ghi chú thô rất khó chia sẻ. Dán vào và yêu cầu một bản tóm tắt ngắn, danh sách quyết định và bảng đầu việc kèm người phụ trách, thời hạn. Hãy kiểm tra lại tên và ngày tháng trước khi gửi đi.
4. Viết bản nháp đầu tiên của báo cáo
Cung cấp số liệu và những điểm bạn muốn nêu, rồi yêu cầu một bản nháp có cấu trúc với các đề mục. Trợ lý lo phần bố cục và câu chữ để bạn dành thời gian cho phân tích và kết luận.
5. Nắm nhanh một chủ đề mới
Khi cần hiểu một lĩnh vực chưa quen, hãy yêu cầu phần tổng quan, các thuật ngữ chính và những câu hỏi mà người trong nghề sẽ đặt ra. Xem đó là tấm bản đồ ban đầu, sau đó xác nhận các thông tin quan trọng ở nguồn đáng tin cậy.
Hai thói quen nên giữ
- Kiểm chứng những gì quan trọng. AI có thể đưa ra thông tin sai một cách rất tự tin. Hãy kiểm tra số liệu, tên, ngày tháng và mọi nội dung bạn phải chịu trách nhiệm.
- Bảo vệ thông tin mật. Tuân thủ quy định của tổ chức trước khi đưa dữ liệu khách hàng hoặc tài liệu nội bộ vào bất kỳ công cụ AI nào.